中山大學(xué)針對合同管理中存在的授權(quán)不清晰、審查機(jī)制不健全、歸口管理不明確等問題，重新梳理合同管理機(jī)制，修訂合同管理辦法，形成了范本管理明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)強(qiáng)化服務(wù)效能、風(fēng)險(xiǎn)防控壓實(shí)審查責(zé)任、隊(duì)伍建設(shè)夯實(shí)管理質(zhì)效、監(jiān)督檢查形成長效保障的多維合同管理體制。

　　以范本管理明確規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校全面推行合同范本管理制度，各單位在簽訂合同時(shí)應(yīng)優(yōu)先使用學(xué)校范本。合同范本由法規(guī)與法律事務(wù)處會(huì)同業(yè)務(wù)主管部門共同制定，并經(jīng)專業(yè)律師事務(wù)所審核把關(guān)，由校長辦公會(huì)審議通過后在全校范圍公布使用。學(xué)校授權(quán)合同業(yè)務(wù)主管部門可在合同范本基礎(chǔ)上，直接審簽合同；凡未依據(jù)合同范本簽署或?qū)贤侗具M(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的合同，以及“三重一大”事項(xiàng)合同均須經(jīng)法規(guī)與法律事務(wù)處進(jìn)行合法性審查。目前已公布合同范本15個(gè)類別73種，范本使用量占合同簽署總量的60%以上，全面提升合同管理科學(xué)性、規(guī)范性和效率。范本還專門設(shè)置相對方主要義務(wù)違約學(xué)校解除權(quán)條款、校名校譽(yù)保護(hù)條款、學(xué)校住所地為訴訟地條款等，充分保障學(xué)校權(quán)益。

　　以信息化建設(shè)強(qiáng)化服務(wù)效能。學(xué)校充分運(yùn)用信息化手段，創(chuàng)新構(gòu)建覆蓋“三校區(qū)五校園”的合同管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)于2019年上線，現(xiàn)已完成三期建設(shè)，采取“合同信息線上提取、合同內(nèi)容線上審核、合同過程線上追蹤、合同風(fēng)險(xiǎn)線上監(jiān)控”。合同審核完畢，生成唯一編碼并在文本頁面形成二維碼，記錄審核、審批等信息，合同管理全過程留痕，滿足可追溯、可審計(jì)要求。通過學(xué)校數(shù)據(jù)管理中心，合同系統(tǒng)與科研、財(cái)務(wù)、招投標(biāo)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)共享，為“三校區(qū)五校園”師生提供同質(zhì)化服務(wù)，師生在本校區(qū)（校園）即可解決合同審簽問題。

　　以風(fēng)險(xiǎn)防控壓實(shí)審查責(zé)任。學(xué)校強(qiáng)化合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控，壓實(shí)各級主體審核責(zé)任，建立健全全鏈條審查機(jī)制。合同承辦單位對合同相對人的主體資格、履約能力、資信情況等進(jìn)行審查，履行合同報(bào)批程序；業(yè)務(wù)主管部門對合同的必要性、可行性、招投標(biāo)手續(xù)、合同內(nèi)容等進(jìn)行審查；法規(guī)與法律事務(wù)處重點(diǎn)把控合同合法性、主體適格性、權(quán)利義務(wù)均衡性等內(nèi)容，對標(biāo)的額較大、法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法規(guī)與法律事務(wù)處通過法律顧問審查、業(yè)務(wù)主管部門會(huì)商協(xié)調(diào)、專家評估等方式進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)論證。

　　以隊(duì)伍建設(shè)夯實(shí)管理質(zhì)效。學(xué)校2015年調(diào)整法律事務(wù)管理模式，成立法規(guī)與法律事務(wù)處，為正處級建制，負(fù)責(zé)學(xué)校制度建設(shè)、合同管理等法律事務(wù)。設(shè)7個(gè)崗位，承擔(dān)全校合同管理規(guī)范、審核、監(jiān)督等工作。各職能部門、院系配置法治工作聯(lián)絡(luò)員及合同管理員，協(xié)助法規(guī)與法律事務(wù)處開展工作，形成上下貫通的法律事務(wù)、合同管理體系。

　　以監(jiān)督檢查形成長效保障。學(xué)校建立合同監(jiān)督評估機(jī)制，合同承辦單位全程跟蹤合同履行，監(jiān)督合同相對人履行義務(wù)；業(yè)務(wù)主管部門對主管范圍內(nèi)的合同情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并向法規(guī)與法律事務(wù)處提交年度檢查報(bào)告；法規(guī)與法律事務(wù)處通過年度合同清查、實(shí)地抽查等方式，全面掌握學(xué)校合同簽署情況，重點(diǎn)掌握重大合同履行情況。合同管理及履行狀況被納入單位年度考核以及單位負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)范疇。學(xué)校審計(jì)處定期開展合同管理內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)，形成評價(jià)報(bào)告，各相關(guān)部門根據(jù)反饋情況，研究加強(qiáng)合同管理具體舉措，切實(shí)防控合同管理風(fēng)險(xiǎn)，形成管理閉環(huán)。

　　（作者系中山大學(xué)發(fā)展規(guī)劃部法規(guī)與法律事務(wù)處處長）